Πότε χρειάζεται μια επιχείρηση custom λογισμικό;

Καμία επιχείρηση δεν ξυπνά ένα πρωί αποφασισμένη να φτιάξει λογισμικό. Το καταλαβαίνει από συμπτώματα, και συνήθως αφού έχει ήδη χάσει αρκετό χρόνο.

Παρακάτω είναι τα σημάδια, ο τρόπος να υπολογίσετε αν αξίζει, και, το πιο σημαντικό, πότε η απάντηση είναι όχι.

Τα πέντε σημάδια

1. Το αρχείο λέγεται «τελικό_v7_ΝΕΟ». Όταν δύο άνθρωποι πρέπει να συνεννοηθούν ποιο αντίγραφο ισχύει, το Excel έχει πάψει να είναι εργαλείο και έχει γίνει ρίσκο.

2. Η ίδια πληροφορία γράφεται δύο και τρεις φορές. Μία στο email, μία στο πρόγραμμα, μία στο τετράδιο. Κάθε αντιγραφή είναι μια ευκαιρία για λάθος και χαμένος χρόνος κάθε μέρα.

3. Μόνο ένας ξέρει πώς δουλεύει. Η διαδικασία ζει στο κεφάλι ενός ανθρώπου. Όταν λείπει, σταματά. Αυτό δεν είναι θέμα οργάνωσης. Είναι επιχειρηματικός κίνδυνος.

4. Για να απαντήσετε «πού βρισκόμαστε;» πρέπει κάποιος να μετρήσει. Αν η εικόνα της επιχείρησης απαιτεί μισή μέρα δουλειάς για να παραχθεί, δεν την κοιτάτε ποτέ.

5. Παρακάμπτετε το πρόγραμμα που πληρώνετε. Το πιο ξεκάθαρο σημάδι. Αν το έτοιμο εργαλείο δεν χωράει τη δουλειά σας και κρατάτε τα μισά αλλού, πληρώνετε δύο φορές και δεν έχετε τίποτα ολόκληρο.

Πώς υπολογίζεται αν αξίζει

Ο κανόνας είναι απλός και δεν χρειάζεται σύμβουλο.

Μετρήστε πόσες ώρες την εβδομάδα ξοδεύονται σε αντιγραφή, συμφωνία αρχείων και αναζήτηση πληροφορίας που θα έπρεπε να είναι μια οθόνη.

Πολλαπλασιάστε επί το κόστος της ώρας. Επί 48 εβδομάδες.

Αν το νούμερο που βγάζετε είναι συγκρίσιμο με το κόστος του συστήματος, η απόσβεση είναι μέσα στον πρώτο χρόνο, και από εκεί και πέρα το κέρδος είναι καθαρό, κάθε χρόνο.

Προσθέστε, αν θέλετε, το κόστος των λαθών: μια διπλή κράτηση, ένα χαμένο αίτημα, ένα ξεχασμένο ραντεβού. Αυτά σπάνια μετριούνται, αλλά πονάνε περισσότερο.

Πότε το custom είναι λάθος

Εδώ είναι που πρέπει να είμαστε ειλικρινείς, γιατί το custom λογισμικό δεν είναι η απάντηση σε κάθε πρόβλημα.

Αν η διαδικασία σας είναι τυπική. Για λογιστική, μισθοδοσία ή απλή τιμολόγηση υπάρχουν έτοιμα προγράμματα που το κάνουν καλύτερα, φθηνότερα και με υποστήριξη που εσείς δεν θα χτίσετε ποτέ. Μην ξαναγράφετε λύσεις που υπάρχουν.

Αν δεν ξέρετε ακόμα τι θέλετε. Το custom απαιτεί να μπορείτε να περιγράψετε τη διαδικασία. Αν αυτή αλλάζει κάθε μήνα επειδή ψάχνεστε ακόμα, πρώτα σταθεροποιήστε τη δουλειά και μετά αυτοματοποιήστε την.

Αν το πρόβλημα είναι οργανωτικό. Κανένα λογισμικό δεν διορθώνει μια διαδικασία που δεν έχει συμφωνηθεί μεταξύ των ανθρώπων. Θα την κάνει απλώς γρηγορότερα λάθος.

Το ερώτημα της ιδιοκτησίας

Αν προχωρήσετε, υπάρχει μια ερώτηση που πρέπει να απαντηθεί γραπτώς πριν υπογράψετε:

Τι παίρνω αν σταματήσουμε να συνεργαζόμαστε;

Η σωστή απάντηση είναι: τον κώδικα, τη βάση δεδομένων και την τεκμηρίωση, ώστε το σύστημα να μπορεί να το αναλάβει άλλος.

Αν η απάντηση είναι ασαφής, δεν αγοράζετε λογισμικό. Νοικιάζετε κάτι που δεν ελέγχετε, και το κόστος αλλαγής θα το πληρώσετε αργότερα με τόκο.

Το ίδιο ισχύει και για τη χρέωση ανά χρήστη. Σε ένα custom σύστημα δεν έχει νόημα: το κόστος σχετίζεται με τις λειτουργίες, όχι με το πόσοι τις χρησιμοποιούν.

Πώς να το ξεκινήσετε σωστά

Ο συνηθέστερος τρόπος να αποτύχει ένα έργο λογισμικού είναι να σχεδιαστεί ολόκληρο στα χαρτιά και να παραδοθεί σε έξι μήνες. Μέχρι τότε, οι ανάγκες έχουν αλλάξει και κανείς δεν το χρησιμοποιεί.

Η εναλλακτική:

1. Ανάλυση της διαδικασίας όπως γίνεται σήμερα, με τους ανθρώπους που τη ζουν
2. Το μικρότερο χρήσιμο κομμάτι πρώτο, σε λειτουργία γρήγορα
3. Πραγματική χρήση: η ανατροφοδότηση αλλάζει πάντα κάτι, καλύτερα νωρίς
4. Επέκταση με βάση το τι αποδείχθηκε ότι χρειάζεται

Δεν χρειάζεται να ξέρετε τι θέλετε να χτιστεί. Αρκεί να ξέρετε τι σας δυσκολεύει. Από εκεί ξεκινά η δουλειά.